Segala sesuatu yang akan terjadi dipenuhi oleh ketidakpastian. Siapa yang tahu mengenai masa depan. Terkadang kita dihadapkan pada situasi yang di luar dugaan. Seperti virus corona yang benar-benar membuat gempar seluruh dunia. Rencana-rencana lama terpaksa harus direvisi ulang lantaran keadaan yang tak memungkinkan. Pertemuan tatap muka dialihkan ke dunia maya demi kebaikan bersama.
Pertemuan maya yang kini sudah tidak asing lagi diantaranya webinar. Hal ini menjadikan setiap orang tidak perlu berjumpa secara langsung. Namun, cara ini juga efektif untuk menghemat energi dan biaya baik bagi penyelenggara maupun peserta.
Sudah hampir dua tahun berjalan, ribuan bahkan jutaan webinar dilaksanakan dengan berbagai penyelanggara dan topiknya masing-masing. Seiring dengan hal itu tak dapat dipungkiri bahwa kejenuhan bisa melanda. Apalagi menatap layar ponsel dan layar dalam waktu yang lama sudah menjadi kebiasaan sehari-hari.
Penyelenggara webinar harus memikirkan sebuah cara yang lebih kreatf untuk membuat sebuah webinar yang benar-benar bermanfaat sekaligus menarik perhatian. Kenapa harus menarik? Agar banyak peserta yang mau hadir, bertahan dalam forum, dan mendapatkan banyak manfaat dari webinar tersebut. Hal ini juga menjadi kebahagiaan tersendiri dari pihak penyelenggara karena acara yang diadakannya sukses mengundang banyak perhatian. Lalu, bagaimana cara mengadakan sebuah webinar yang menarik dari awal disebarnya informasi hingga penutupan acara tersebut? Lakukan hal-hal berikut ini.
1. Pilih tema dan topik yang dibutuhkan
Tema ini sebenarnya disesuaikan dengan karakteristik si penyelenggara. Bisa jadi ingin melakukan branding, sekaligus mempromosikan sesuatu, atau murni ingin mengadakan acara saja. Perhatikan siapa audience sasaran untuk disesuaikan dengan komponen-komponen acara seperti pembicara yang diundang hingga gaya bahasa yang digunakan dalam acara maupun poster.
Contoh, Anda memiliki sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan. Agar banyak yang mengenal jasa perusahaan Anda, jadwalkanlah sebuah webinar. Webinar yang terkait misalnya pengenalan dunia perkuliahan untuk siswa yang baru lulus SMA. Anda identifikasi terlebih dahulu karakteristiknya seperti apa, hal apa saja yang ingin mereka ketahui, dan pikirkan informasi apa yang seharusnya disajikan. Hal yang terpenting adalah berikan value untuk mereka terlebih dahulu.
Kalau mengadakan webinar yang tidak ada kaitannya dengan perusahaan Anda, bisa jadi target sasaran menjadi tidak tepat sehingga branding yang dilakukan kurang maksimal.
Jangan lupa untuk memilih waktu yang tepat untuk mengadakan webinar. Jangan sampai memilih waktu dimana orang-orang sudah lelah. Waktu yang disarankan misalnya di pagi hari yang memungkinkan peserta masih bersemangat maupun siang hari di sela-sela istirahat.
2. Mengundang pembicara yang tepat dan kompeten
Salah satu faktor penting lainnya yang memengaruhi keberhasilan acara adalah pembicara. Pembicaralah yang akan berinteraksi langsung dengan para peserta, memberikan materi, hingga memberikan arahan dan jawaban atas pertanyaan. Oleh karenanya, pilih pembicara yang setidaknya memiliki pengalaman lebih atas topik webinar tersebut.
Jika tadi topiknya mengenai pengenalan dunia kampus, Anda bisa mengundang pembicara seorang mahasiswa berprestasi, dosen, organisasi kampus, maupun alumni yang baru saja lulus. Ini akan cukup membantu bagi para siswa yang masih bingung tentang dunia perkuliahan. Jika mengundang orang yang cukup terkenal, pastinya akan menjadi nilai tambah tersendiri.
Pastikan Anda mengundang pembicara jauh hari sebelum acara dilaksanakan. Apabila ditolak atau tidak ada jawaban, Anda masih bisa menghubungi alternatif pembicara yang lain. Jangan lupa perhatikan etika yang baik dan benar saat menghubungi mereka.
3. Kemas informasi secara menarik
Setelah topik, pembicara, dan prosedur webinar sudah dapat dipastikan, Anda sudah bisa mengemasnya menjadi informasi yang menarik. Ingat selalu sesuaikan dengan karakteristik perusahaan dan audience yang dituju. Mulai dari tulisan, desain, hingga warna yang digunakan harus tepat. Hal tersebut berguna untuk branding perusahaan Anda.
Pilih media apa saja yang akan digunakan untuk menyebar informasi, lalu buat desain yang sesuai dengan karakteristik masing-masing media. Pada zaman ini, banyak informasi webinar yang dibagikan melalui Instagram. Entah menguploadnya di akun sendiri atau media partner. Keduanya bisa Anda lakukan dengan memperhatikan rentang waktu upload yang tidak terlalu dekat atau jauh dengan hari acara, misalnya 1- 2 minggu.
Jika tadi topiknya mengenai pengenalan dunia kampus, hal yang harus diperhatikan terlebih dahulu adalah penyampaian pesannya.
Dibandingkan memberi judul “Webinar Pengenalan Dunia Kampus”, Anda bisa menggunakan “Kupas Tuntas Cara Jadi Anak Kuliah yang Berprestasi Sejak Awal ”. Kalimat tersebut bisa disesuaikan dengan topik dan karakteristik audience yang rata-rata baru lulus SMA. Kesannya jauh lebih bersahabat dan mengundang rasa penasaran.
Dalam desain poster webinar itu setidaknya ditambahkan gambar samar berupa peralatan alat tulis maupun foto anak kampus. Sebaiknya jangan dibiarkan polos satu warna dan tulisan saja. Meskipun intinya adalah tulisan informasi webinar, namun faktor desain juga jadi penentu menarik tidaknya.
Caption pun tak luput dari perhatian. Dibandingkan langsung to the point memberi tahu judul acara hingga tanggal mainnya, beri basa basi terlebih dahulu yang mengarah pada permasalahan audience. Seperti : "Kamu baru lulus sekolah? Bingung mau kuliah atau ngga? Kebetulan banget nih (nama penyelenggara) bakal ngadain webinar tentang dunia kampus! Kamu bisa dapetin ilmu seputar kampus-kampus di Indonesia, kulturnya gimana, dan apa aja yang harus kamu persiapkan. Tentunya pembicaranya juga ngga kaleng-kaleng. Kami datangkan langsung pakarnya! Yuk buruan langsung daftar dan catat tanggalnya ya!"
Intinya terapkan copywriting supaya audience tertarik pada webinar yang Anda selenggarakan. Perpaduan webinar yang informatif, desain yang menarik, copywriting yang menarik, serta channel pemasaran yang tepat, adalah sebuah usaha untuk memaksimalkan webinar.
4. Interaktif
Ketika peserta sudah terdaftar dan masuk dalam sebuah grup, jagalah komunikasi dengan mereka. Mulai diajak ngobrol ringan seperti perkenalan dan alasan mengikuti webinar tersebut. Beri pengumuman jika sudah mendekati H-1 hingga saat pelaksanaan acara.
Saat acara tiba buatlah suasana webinar menjadi semenarik mungkin. Beri backsound di awal-awal, sambut dengan hangat, berikan informasi yang benar-benar bermanfaat, persilakan mereka untuk memberikan umpan balik.
Agar acara tidak membosankan hingga konsentrasi peserta menjadi hilang, berikan jeda 5 menit agar semua yang ada di room itu bisa beristirahat seperti minum air. Setelah itu, adakan game untuk merefresh pikiran.
Menjelang akhir acara, beri kuis yang berkaitan dengan materi untuk menguji pemahaman mereka. Jangan lupa berikan hadiah tertentu supaya semakin menarik.
5. Berikan penghargaan
Setelah acara usai, Jangan lupa untuk mengumumkan siapa pemenang kuis acara tersebut dan menghubunginya untuk pemberian hadiah. Minta juga para peserta untuk memberikan feedback sehingga mereka akan tetap ingat dengan perusahaan Anda. Jangan hapus grup webinar yang sudah ada karena bisa digunakan sebagai tempat info event perusahaan Anda lagi maupun promosi tertentu.
Terkait seluruh peserta yang hadir, berikan mereka sertifikat sebagai bukti bahwa mereka telah mengikuti webinar itu. Mengurus sertifikat untuk ribuan peserta yang hadir memang sedikit memakan waktu lama jika dilakukan secara manual. Namun, tak perlu mengkhawatirkan hal tersebut. Anda bisa memberikan mereka sertifikat digital yang tentunya bisa diverifikasi dengan mudah. Kenapa sertifikat digital? Sertifikat ini memberikan solusi kebutuhan masa kini dimana pandemi tidak memungkinkan penyelenggara memberikan sertifikat cetak.
Di luar konteks pandemi, sertifikat digital menyuguhkan keamanan yang tak didapatkan pada sertifikat cetak. Anda bisa menyimpannya secara online dan membukanya kapan saja secara pribadi. Hal ini tentunya memudahkan peserta juga untuk mengakses sertifikat sesuai kebutuhan.
Mengenai sertifikat digital, Anda bisa menggunakan layanan dari Sertiva untuk menerbitkannya. Sertiva sudah berpengalaman membantu organisasi-organisasi untuk menerbitkan sertifikat dalam waktu yang singkat. Prosesnya yang mudah dan aman tak perlu lagi diragukan. Jika Anda tertarik silakan cek Sertiva.id dan jika ada pertanyaan silakan langsung email ke info@sertiva.id. Sertiva akan senantiasa berusaha membantu kebutuhan sertifikat Anda bahkan ribuan sekalipun.
